Aanbesteding schrijven? Vermijd deze valkuilen

Is een aanbesteding schrijven drama?

Wel als je het de meeste van onze klanten vraagt. ‘We moeten wel inschrijven op deze aanbesteding, we werken nou eenmaal voor de overheid’, is samengevat de reden dat bedrijven toch weer beginnen met schrijven aan de volgende tender. Aanbestedingsteksten schrijven is een vak apart. En meestal niet de grootste hobby van solution architecten en projectleiders. Toch leveren zij essentiële input voor de kwaliteitsdocumenten of gunningscriteria. Hoe breng je die inhoudelijke input samen in overtuigende teksten die hoog scoren op kwaliteit?

Aanbesteding schrijven gaat over inhoud en vorm

Laat je de business een aanbesteding schrijven? Dan is de kans groot dat je vooral een inhoudelijk verhaal krijgt. Dat is op zich ook de bedoeling, het draait tenslotte om de match tussen vraag en oplossing. Maar bedrijven worstelen bij het schrijven van aanbestedingsteksten met het vinden van de juiste vorm voor hun inhoud. Daarmee bedoelen we niet alleen een goede vormgeving met kleuren en infographics. Het gaat ook over de vraag hoe zakelijk of creatief je besluit te schrijven. Als je een aanbesteding wil winnen, is het slim neurotips toe te passen waarmee je de beoordelaars ook op onbewust niveau overtuigt.

Wat bijna iedereen vergeet bij het schrijven aan een tender

Over de psychologie achter het winnen van een tender is veel te zeggen. Onze neurovisie focust zich op de inhoud en vorm van kwaliteitsdocumenten en het proces waarmee die tot stand komen. Opvallend is dat bijna alle bedrijven die een aanbesteding schrijven hetzelfde vergeten: Wat Wil De Klant? Al deze woorden verdienen een afzonderlijke en grondige analyse. Pas als je dit echt weet, heeft het zin om aan het schrijven voor de tender te beginnen. Die analyse gaat als het goed is verder dan de leidraad lezen. Accountmanagers, Sales, bidmanagers, tenderspecialist, solution architecten/technisch consultants en projectleiders moeten hier samenwerken om tot een 100% analyse te komen.

Schrijven voor een aanbesteding: snoeien tot de essentie

Weet je zeker dat je een oplossing biedt die past bij wat de klant wil? Is het opgeschreven volgens de neuroprincipes die nodig zijn om een aanbesteding te winnen? Dan is de realiteit dat je meestal nog een A4 (of 2, of 3) te veel tekst hebt. Soms lijkt het een onmogelijke opgave waarmee de aanbestedende dienst je op pad stuurt. Ze willen een volledig SMART en met prestatie-informatie onderbouwd verhaal, en dat graag op 2A4. Dit is typisch een deel van het proces van de aanbesteding waar je hulp wil inschakelen van een tender expert. Niets zo moeilijk als ‘killing your own darlings’, zeker als je inhoudelijk betrokken bent bij de ontworpen oplossing en/of delivery ervan.

Wanneer is hulp bij een aanbesteding zinvol?

Als je dit herkent:

• Jullie scoren voldoende, maar dat is niet meer genoeg om de aanbesteding te winnen. De concurrent levert meerwaarde en jullie zien niet meer hoe dat gat dicht te lopen. Strategische winthema’s zijn niet helder.
• Jullie hebben de capability van bidwriting niet in eigen huis. Solution architecten, technisch consultants en bidmanagers stellen naar beste eer en geweten stukken samen. Maar de aanbestedingsteksten vormen geen overtuigend geheel.
• Jullie recyclen oude aanbestedingsteksten zonder die te optimaliseren op basis van gunningsbeslissingen en andere feedback.
• Jullie hebben niet genoeg capaciteit in huis om de kwaliteitsdocumenten voor aanbestedingen zelf te schrijven.

Voor welke sectoren schrijven wij mee op aanbestedingen?

Wij zijn gespecialiseerd in zakelijke dienstverlening en werken veel voor IT, SaaS, consultancy/adviesbureaus en HR- en arbodienstverleners. Neem contact op als je meer wil weten over de mogelijkheden.