Yes, een offerteaanvraag! 5 gouden regels voor winst

Hoeveel offerteaanvragen krijgt jouw bedrijf per week binnen? En doe eens een gok: hoeveel tijd heeft jouw bedrijf gemiddeld geïnvesteerd om die offerteaanvraag los te weken?  Sales vergeet het soms, maar er is serieuze marketinginspanning nodig om leads te genereren. Laat staan om die leads op te kweken tot een relatie waar uiteindelijk een offerteaanvraag uit rolt. Wil je zeker weten dat al die eerdere inspanning de moeite waard was? We delen onze 5 gouden regels om van die offerteaanvraag een opdracht te maken.

Regel 1: Een offerteaanvraag is nog geen opdracht

Inderdaad, de eerste stap heeft vooral met jouw mindset te maken. Op het moment dat een offerteaanvraag binnen komt zijn we geneigd die interesse positief uit te leggen. De klant is geïnteresseerd in onze dienstverlening! Onbewust gaat ons ego ‘aan’. We voelen ons gehoord, gezien en erkend en voor je het weet, heb je een prachtig verhaal met al jullie USP’s en een scherpe prijs verstuurd. Kat in het bakkie, die offerteaanvraag ga jij moeiteloos omzetten in een opdracht. Uiteraard is het niet zo simpel. Misschien is de klant alleen aan het kijken en vergelijken en geef je hem daarvoor onbedoeld munitie door je prijzen netjes op een rij te zetten. Misschien is de klant wel geïnteresseerd, maar heeft hij nog 2 partijen uitgenodigd. Ken jij in dat geval de selectiecriteria? Houd je onbewuste brein dus in het gareel en besef: ik moet nog wel ‘even’ die winnende offerte maken.

Regel 2: Niet achter elke offerteaanvraag aan hollen

‘Sorry, jullie waren toch iets te duur’. Krijg je die vaak te horen bij het opvolgen van je offerte? Je kunt het afdoen als een makkelijk excuus van de klant. Maar wat heeft het mogelijk met jouw aanpak te maken? Misschien ben je te snel in actie gekomen op die offerteaanvraag en heb je niet gekwalificeerd hoe serieus die was. Vragen om jezelf te stellen:

• Kennen we deze klant/organisatie al?
• Weten we wat ze willen en vooral: waarom ze dat willen?
• Kunnen we dit leveren en/of waarmaken?
• Weten we of we in concurrentie zijn?
• Kennen we hun budgetrange?

De makkelijkste manier om hier een antwoord op te krijgen, is uiteraard het de klant zelf te vragen (zie regel 3). Ons onbewuste brein is gewend om aannames te doen. Dat levert iets op (mentale ruimte, je brein heeft het al druk zat). Maar het kost je ook iets als je onbewust en razendsnel denkt genoeg te weten over die offerteaanvraag. Je steekt daardoor veel tijd in het maken van een offerte terwijl de winkans totaal onduidelijk is. En je geeft de klant onbewust ook nog het signaal dat je het niet de moeite vond je serieus in zijn offerteaanvraag te verdiepen. Doe dat dus eerst, en wees niet bang om te besluiten die offerte helemaal niet te maken.

Regel 3: Altijd eerst bellen bij een serieuze offerteaanvraag

Voor veel zakelijke dienstverleners is deze regel een no-brainer. Natuurlijk bel je na. Sterker nog, je hebt misschien al een verkoopgesprek gehad en dat zo goed gedaan dat de klant je vroeg een offerte te maken. Deze regel gaat over de offerteaanvraag die via het contactformulier op de site of via de algemene mail binnenkomt. Marketeers verdienen hier natuurlijk lof: de website converteert. Om een winnende offerte te maken is het essentieel dat je nabelt. Zonder verkoopgesprek geen winnende offerte, want je kent dan de echte koopmotieven van de klant niet. Daardoor loop je het risico een offerte te maken waarin de klant zich niet herkent. En als ieder mens onbewust IETS wil, is het erkend, gezien, gehoord en begrepen worden. Een tweede reden om eerst te bellen, is dat je zo kunt kwalificeren hoe serieus de klant is. Bij inschrijven op een aanbesteding gelden uiteraard andere regels.

Regel 4: Precies genoeg tijd steken in een offerteaanvraag

‘’Ik ben nou eenmaal een enorme perfectionist’’, verzuchtte een klant van ons onlangs. Als directeur en oprichter van een succesvol adviesbureau ging een offerteaanvraag haar vanzelfsprekend aan het hart. Dus was ze eindeloos aan het schrijven aan schaven aan elke offerte die de deur uit ging. Daar dreef ze niet alleen zichzelf en haar collega’s mee over de kling, maar ook haar projectmarges. Elke offerteaanvraag legitimeert een andere tijdsinvestering. Voor een groot, prestigieus referentieproject trek je uiteraard alles uit de kast om die winnende offerte te maken. Voor een opdracht die je ‘op zich wel wilt hebben’ is goed ook goed genoeg. Of je gebruikt een vergaand gestandaardiseerd, maar wel heel goed offertetemplate. Wees dus kritisch en houd eens een tijd voor elke offerteaanvraag bij hoeveel tijd jullie investeren. Staat dat in verhouding tot de potentiële opbrengst? Of kun je de tijd voor dat minder interessante project beter besteden aan die echt interessante offerteaanvraag?

Regel 5: Een offerteaanvraag beantwoord je met een offerte

Deze regel is voor alle bedrijven die offertes per mail versturen. Die denken dat hun klanten het prima vinden als ze gewoon in wat bullitpoints opsommen wat de specs en kosten zijn. ‘Het is een bestaande klant en ze kennen ons aanbod al’, horen we dan. Of: ‘de klant vroeg er zelf om’. Onderschat nooit de toegevoegde waarde van oprechte aandacht. Krijg je een offerteaanvraag? Dan wil je een offerte maken. Zo simpel is het. Je geeft de klant onbewust het signaal dat je hem belangrijk genoeg vond om er eens goed voor te gaan zitten. En je herinnert de klant ook inhoudelijk nog eens aan alle voordelen van jullie product of dienst. Dat kan geen kwaad, zeker als blijkt dat ze bij meerdere partijen een offerteaanvraag hebben gedaan. Maak je er dus niet te makkelijk vanaf. Bang dat het te veel tijd gaat kosten? Zorg voor een overtuigend en vergaand gestandaardiseerd offertetemplate.      

Offerteaanvraag binnen die je 100% zeker wil winnen?

We schrijven ook mee aan offertes, RFP’s en aanbestedingen. Neem contact op om te bespreken welke ondersteuning je nodig hebt om deze opdracht te scoren.